De l’analogique au numérique: un simple changement vers l’ère du numérique

La dictée analogique existe depuis des décennies et a été un outil précieux dans la création de documents. Cependant, le monde évolue vers le numérique et l’analogique se fait évincer du marché et remplacer par des options plus sûres et faciles d’usage. Quel que soit le matériel utilisé pour enregistrer, mettre à jour ou accéder aux données – que ce soit un PC, une tablette, un enregistreur vocal, etc. – la meilleure pratique indique qu’utiliser des cassettes analogiques n’est pas suffisant en matière de sécurité ; et malgré les recommandations, beaucoup d’entreprises enregistrent des données à l’aide de dispositifs inadaptés et peu sûrs. Avec la dictée numérique, toute l’information est disponible en format électronique et clairement définie dans une simple liste de tâches. Il est possible de faire des sauvegardes électroniques pour toutes les dictées numériques, laissant ainsi les cassettes perdues ou endommagées dans le passé.

 

Quelle importance attachez-vous à la sécurité?

Une grande préoccupation avec les appareils à cassettes analogiques est le risque que tout le monde peut accéder à ces données particulièrement sensibles. Les enregistreurs analogiques à cassettes ou les appareils numériques d’entrée de gamme ne sont pas conformes en matière de protection de données, laissant les informations confidentielles à la merci d’accès non autorisé. Ces dispositifs basiques retardent la saisie des données et sont loin d’offrir un niveau élevé de conformité de sécurité de données. Savoir où chaque dispositif se trouve et qui y accède peut aussi représenter un risque. C’est pour cela qu’il est essentiel d’opter pour des dispositifs numériques gardés par une gestion centrale pour faciliter l’identification, avec un contrôle d’utilisation sûr. Avec les enregistreurs numériques, les données confidentielles et sensibles sont protégées par des mots de passe cryptés, afin de prévenir un accès non-autorisé et peuvent être enregistrées dans un dossier spécial pour données confidentielles.

 

En termes d’enregistreurs vocaux numériques ayant des paramètres de sécurité de haut niveau, la série 8000 du Philips Pocket Mémo garantit un cryptage de données de haut niveau et des enregistrements d’une sonorité cristalline. Pour éviter les accès non-autorisés, il est possible d’attribuer un code PIN à l’enregistreur vocal. Les dispositifs peuvent aussi être dirigés à distance, ainsi les utilisateurs, les licences, les paramètres du système et microprogrammes sont gérés centralement.

 

La transition est plus facile que vous ne le pensez!

Instaurer une nouvelle technologie n’est pas toujours facile, mais avec les enjeux concernant la sécurité de données et la charge de travail qui ne fait qu’augmenter, cela vaut la peine d’investir au plus vite pour retirer les avantages d’un flux de travail numérique au plus vite. Il faut utiliser des appareils permettant de saisir les informations de façon numérique au plus vite. Dans toute entreprise, le temps presse et une nouvelle technologie est un facteur décisif pour améliorer la productivité et viser l’excellence. Les enregistreurs numériques disposent aussi d’un interrupteur coulissant, semblable aux enregistreurs analogiques, facilitant ainsi le passage au numérique et assurant un flux de travail simplifié.

Les solutions de dictée numériques offrent une série d’avantages supérieurs aux dispositifs à cassettes analogiques, et pas uniquement en matière de sécurité. Voici quelques avantages en détail :

Une qualité de son optimale

La qualité de sons numériques est excellente pour la transcription, minimisant les erreurs et permettant un traitement de documents plus rapide. L’équipe de transcription peut encore faire usage du casque et pédalier de base pour transcrire les nouveaux fichiers audio numériques.

Un archivage simple et sécurisé

Les fichiers numériques de dictée sont automatiquement sauvegardés dans un dossier d’archives, pour pouvoir y accéder dans le futur. Les fichiers prennent très peu d’espace de mémoire – et il n’est plus nécessaire de leurs trouver une place dans les armoires au bureau.

Envoyer des dictées à partir de votre réseau informatique

Les fichiers de dictée peuvent être envoyés directement à partir de l’ordinateur de l’auteur vers l’équipe de transcription – que ce soit à partir du réseau du bureau ou par mail– et réparti à l’avance au secrétariat. Les dictées peuvent aussi être envoyées en dehors du bureau, garantissant un maximum de flexibilité. Enregistrez votre dictée, branchez votre appareil, téléchargez votre enregistrement et envoyez-le au secrétariat. C’est aussi facile!

Générer des listes de taches pour l’équipe de transcription

Les spécifications liées à chaque dictée sont affichées dans une simple liste de tâches. La liste de tâches affiche tous les documents récents et en attente. Des informations telles que la date et durée de la dictée permet à l’équipe de transcription de traiter un document sur base du temps dont ils disposent, assurant ainsi une efficacité maximale. Aucune de ces données n’apparait lorsqu’une cassette est envoyée à l’équipe. Le secrétariat va adorer – aucune détérioration de la qualité de son et passer d’une dictée à l’autre n’a jamais été aussi facile.

 

Vous cherchez à moderniser votre flux de travail?

Philips SpeechLive est une excellente façon de laisser l’analogue dans le passé. Cette solution à navigateur flexible, basée dans le cloud rend le passage de la voix au texte plus facile que jamais. Avec cette solution il n’est plus nécessaire de se soucier d’installation de logiciel ou mise à jour. SpeechLive fonctionne avec tout enregistreur et offre une mobilité complète, vous permettant même de vous servir de votre smartphone en tant qu’enregistreur vocal. L’équipe présente au bureau a instantanément accès aux dictées dans le navigateur web et peut les transcrire comme d’habitude. Il existe même la possibilité d’externaliser la transcription sous une simple demande. Avec SpeechLive, vous pouvez gérer votre flux de dictée entier, au bureau ou sur la route.

 

Vous voulez savoir quelle solution vous convient le mieux? Laissez-nous un commentaire!

 

English Version: Analog to Digital: A Simple Switch into the Digital Age

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