So bereiten Sie Ihre Organisation auf Homeoffice vor: 3 nützliche Tipps
Die Welt verändert sich gerade schneller als je zuvor. Unternehmen sind gefordert, mit den sich ändernden Rahmenbedingungen Schritt zu halten und auf unvorhersehbare Veränderungen zu reagieren, die große Auswirkungen auf Kunden und Mitarbeiter haben.
Wer hat sich zum Beispiel tatsächlich auf die weitreichenden Implikationen einer globalen Pandemie vorbereitet? Organisationen müssen in der Lage sein flexibel zu agieren, gerade wenn Mitarbeiter von zu Hause arbeiten müssen. Haben Sie das Equipment und die Lösungen, die nötig sind, wenn Sie von zu Hause arbeiten und das Büro nicht betreten dürfen? Ohne einen solchen Plan werden Unternehmen schnell merken, wie sich ein Manko an diesen Lösungen negativ auf die Arbeit und Effizienz auswirkt.
Im Kontext dieser globalen Pandemie sind Unternehmen auf der ganzen Welt aufgefordert, zwischenmenschliche Kontakte auf ein Minimum zu reduzieren, was bedeutet, dass einige bis alle Mitarbeiter zumindest zeitweise von zu Hause arbeiten. Manche Organisationen, die keine technische Infrastruktur haben, die Homeoffice ermöglicht, werden sich unausweichlich in einer Situation wiederfinden, in der es kein „business as usual“ mehr gibt. In disruptiven Zeiten kann die Produktivität sinken, da Menschen erst Wege finden müssen, ihre Routinen und Abläufe an diese Situation anzupassen. Während Unternehmen also gerade herausfinden, wie sie am besten mit Homeoffice umgehen sollen, haben wir diese Tipps zusammengestellt, die Ihnen und Ihrer Organisation bei der Einrichtung von Homeoffice-Lösungen helfen, damit ihre Abläufe so störungsfrei wie möglich weiterlaufen können.
1. Die richtigen Tools und Prozesse
In einem Büro sind Mitarbeiter meist über ein Firmennetzwerk verbunden und können einfach auf Daten zugreifen. Von zu Hause oder von unterwegs kann es dauern, bis Daten geladen werden, was die Produktivität reduzieren kann. Cloudlösungen können hier extrem nützlich sein, da darauf von überall und zu jeder Zeit zugegriffen werden kann. So gut wie jeder Haushalt verfügt mittlerweile über schnelles Internet. Mitarbeiter haben jederzeit alle Informationen im Blick und es können mehrere User zusammenarbeiten. Viele Software-Lösungen sind per Smartphone-App bedienbar, das heißt man kann tatsächlich von überall arbeiten. Cloudlösungen ermöglichen daher Flexibilität und Mobilität überall und zu jeder Zeit.
2. Sicherheit ist das A und O
Organisationen sind an ihren Standorten durch ein vielschichtiges Sicherheitsnetz geschützt, zum Beispiel Firewalls, Virenschutz, Netzwerksicherheit und vieles mehr. Wenn Mitarbeiter von zuhause arbeiten, gibt es diese strikten Schutzmechanismen oft nicht. Das heimische Wi-Fi-Netz der Mitarbeiter ist eventuell nicht so sicher und gut überwacht was das Firmennetz. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter und Daten sicher sind, sollten Firmen darauf achten, dass alle Geräte die höchsten Standards der Datensicherheit aufweisen, inklusive Passwortschutz und Verschlüsselung. Jeder Mitarbeiter sollte über die neuesten Sicherheitsrichtlinien informiert werden, z. B. Spam und Phishing Praktiken zu erkennen, Passwortvorgaben einzuhalten usw. Denn nur wenn Ihre Mitarbeiter auf diese Themen hin sensibilisiert sind, können Sie das Unternehmen auch wenn die Mitarbeiter von zu Hause arbeiten vor potentiellen Gefahren schützen, vor allem wenn unzählige betrügerische E-Mails mit Bezug auf COVID-19 im Umlauf sind.
3. Zugang zu wichtigen Informationen sicherstellen
Eine Informationsplattform ist bei Homeoffice-Konzepten stets eine gute Idee, damit Mitarbeiter laufend Zugriff auf die relevanten Informationen haben. Verzeichnisse können hilfreich sein, um zu wissen, wen man mit welchen Fragen kontaktieren soll. IT Support zur schnellen Problemlösung ist ebenso wichtig, wie Richtlinien und Tutorials für die Tools der täglichen Arbeit.
Sollten Sie und Ihre Organisation gerade über Homeoffice-Lösungen nachdenken, besuchen Sie doch Philips SpeechLive, um herauszufinden, wie man auch außerhalb des Büros produktiv arbeiten kann.
English Version: Preparing your Organization for Remote Work: 3 Top Tips