Mit diesen 5 Schritten wird Homeoffice zum Erfolg
Momentan zwingt die globale Pandemie zahlreiche Mitarbeiter dazu, von zu Hause zu arbeiten. Doch auch abgesehen davon, gibt es zahlreiche Gründe für Homeoffice – darunter flexible Arbeitszeitmodelle oder auch Betreuungspflichten zu Hause. Egal welches Szenario, Unternehmen müssen sich anpassen, damit Homeoffice zum Erfolg führt und die Produktivität hoch bleibt. Aber auch Mitarbeiter müssen umdenken, um produktiv zu bleiben. Natürlich kann all das die eingespielten Prozesse und Workflows auf den Kopf stellen, aber es gibt einfache und konkrete Schritte, die dabei helfen, sich schnell und unkompliziert anzupassen. Dadurch bleiben Führungskräfte und ihre Teams trotz der rasanten Veränderungen agil und flexibel. Dies ist entscheidend, um das Unternehmen weiter voranzutreiben:
Ein dezidierter Büroplatz auch im Homeoffice
Starten Sie damit, auch im Homeoffice einen eigenen Arbeitsplatz zu schaffen inklusive der nötigen Ausstattung. Achten Sie darauf, Ablenkungen zu minimieren, damit Sie sich konzentrieren können. Natürlich ist es verlockend im Bett zu bleiben und dort zu arbeiten, aber eine Trennung zwischen Büro und Alltag ist auch im Homeoffice sehr wichtig, um produktiv arbeiten zu können. Definieren Sie Bürozeiten und Meetingzeiten, um den Tag zu strukturieren.
Bleiben Sie trotzdem flexibel und mobil
Ein fixer Arbeitsplatz und fixe Arbeitszeiten im Homeoffice sind wichtig, um Ihrem Tag Struktur zu geben, aber versteifen Sie sich nicht zu sehr darauf. Neben der Arbeit zu Hause haben viele Menschen auch noch andere Aufgaben, die flexible Herangehensweisen erfordern, sei es in der Arbeitsweise oder in der Zeit. In Zeiten des Coronavirus müssen beispielsweise viele arbeitstätige Eltern neben dem Homeoffice die Kinderbetreuung stemmen. Mobile Lösungen sind schon längst fixer Bestandteil des Arbeitstages vieler Menschen. Arbeitet man zu Hause, können sie bei vielen Tätigkeiten den klassischen physischen Arbeitsplatz ablösen. Infrage kommen Geräte mit Wi-Fi, LAN, Bluetooth, USB oder VoIP oder auch vollends integrierte Smartphone Applikationen, mit denen sich beispielsweise die Dokumentenerstellung komplett mobil erledigen lässt. Somit sind mobile Lösungen auch im Homeoffice wichtig, weil Sie Ihnen mehr Flexibilität in Ihrer Arbeitsweise bieten.
Bleiben Sie trotz räumlicher Distanz in Kontakt
Der Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk, beispielsweise über sichere VPN-Verbindungen, ist eine Grundvoraussetzung für den Erfolg von Homeoffice. Zusätzlich ist es enorm hilfreich, wenn auch im Team die Abläufe und Prozesse klar geregelt sind. Webbasierte Lösungen für Workflow-Management und Automatisierung, Echtzeit-Zugriff auf Dokumente und virtuelle Kollaboration sind nur einige Beispiele, mit denen Teams trotz räumlicher Distanz ihre gewohnten Abläufe und Zeitpläne einhalten können.
Sicherheit geht vor
Heimische Wi-Fi-Netzwerke haben typischerweise nicht die selben komplexen, hohen Sicherheitsstandards wie jene der Unternehmen. Parallel dazu lassen sich Internetkriminelle immer neue Betrügereien einfallen. Vorsichtsmaßnahmen sind also auch im Homeoffice wichtiger denn je. Geräte mit Passwortschutz und mehrstufiger Verschlüsselung sind ebenso wichtig wie unternehmensinterne IT-Sicherheitsvorgaben, die von allen befolgt werden müssen. Aus Sicht des Einzelnen ist es unumgänglich, sich mit diesen Richtlinien vertraut zu machen (z.B. Vorgaben mit Spam oder Phishing umzugehen, Passwortanforderungen, Datentransfer usw.). Nur wenn jeder einzelne Sicherheit groß schreibt, ist auch das ganze Unternehmen gegen Cyber-Angriffe geschützt.
Arbeitsintensive Abläufe optimieren
Auch im Homeoffice entfällt viel Arbeitszeit auf administrative Aufgaben, zum Beispiel Protokolle, und auch die Koordination im Team oder die Abstimmung von Projekten verschlingen Ressourcen. Statt noch mehr Energie in diese Zeitfresser zu investieren, können Alternativen helfen, diese arbeitsintensiven Tätigkeiten zu optimieren. Sprachtechnologieanwendungen wie zum Beispiel digitale Diktierlösungen und automatisches Workflow-Management reduzieren Ihren Aufwand für manuelle und administrative Tätigkeiten und Sie haben dadurch mehr Zeit für Wesentliches.
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English Version: Five Things You Can Do to Enable Remote-Work Success