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Virtuelle Teams sind in vielen Unternehmen schon lange Realität. Menschen arbeiten über verschiedene Standorte, Bereiche, Länder oder sogar Zeitzonen hinweg zusammen und sind dabei auf passende Kommunikationstechnologie angewiesen. Bei dieser Arbeitsweise handelt es sich um ein solches virtuelles Team. Große internationale Unternehmen machen sich diese Form der Zusammenarbeit schon lange zunutze, beispielsweise um Know-how aus aller Welt für bestimmte Projekte zu bündeln oder um 24:7 rund um den Globus zu arbeiten. Aufgrund der globalen Pandemie gibt es virtuelle Teams nun in sehr vielen Unternehmen, jedoch oft, ohne dass die notwendigen Grundlagen dafür geschaffen wurden. Denn klar ist, auch wenn mit virtuellen Teams zahlreiche Vorteile einhergehen, wie zum Beispiel der Transfer von Know-how, höhere Geschwindigkeit, flexible Arbeitsweisen, so gibt es auch zahlreiche Herausforderungen.

1) Die Technologie macht den Unterschied – sowohl positiv als auch negativ

Unternehmen haben auf unterschiedlichen Standorten oft nicht die selbe technologische Ausstattung. Auch wenn Mitarbeiter zu Hause arbeiten, sind die Voraussetzungen oft höchst unterschiedlich. Arbeiten Mitarbeiter auf ihren eigenen Geräten kann es zu Kompatibilitätsproblemen mit der im Unternehmen im Einsatz befindlichen Software kommen. Mitarbeiter haben auch unterschiedliche Wissensstände,was IT und technologische Tools betrifft – Stichwort Medienkompetenz. Es gibt also viele Gründe, warum es in einem virtuellen Team technologische Unterschiede gibt. Da virtuelle Teams aber per Definition auf Technologie angewiesen sind, um zu kommunizieren, wirken sich diese Unterschiede teils gravierend aus. Unterschiedliche Geschwindigkeiten können bei Projektarbeit zum Beispiel größere Verzögerungen nach sich ziehen, weil Mitglieder des Projektteams „abgehängt“ werden. Unterschiedliche Zeitzonen verstärken dieses Problem dann weiter.

Tipp: Achten Sie darauf, webbasierte Tools und Applikationen einzusetzen, damit alle Mitglieder des virtuellen Teams unabhängig von ihrem Arbeitsort die gleichen Werkzeuge haben. Diese Tools sollten einfach in der Handhabung und sofort startklar sein, schließlich bedeuten ein umständliches Set-Up und lange Schulungszeiten zusätzlichen Aufwand.

2) Die virtuelle Kommunikation birgt Schwierigkeiten

Virtuelle Teams tauschen sich mit Hilfe von Kommunikationstechnologie aus. Da der persönliche Kontakt fehlt, kann es an Vertrauen mangeln. Informationen können in virtuellen Teams höchst ungleich verteilt sein oder in der Vielzahl der Kommunikationskanäle verloren gehen. Unstimmigkeiten und Missverständnisse schaukeln sich hier besonders auf, wenn zum Beispiel Teams parallel an Dokumenten arbeiten, die einen unterschiedlichen Status haben.

Tipp: Achten Sie darauf, von Zeit zu Zeit persönliche Treffen zu organisieren oder, sollte das nicht gehen, mehr persönliche Komponenten in virtuellen Meetings einzubringen. Führen Sie Konventionen und Spielregeln ein, zum Beispiel was Reaktionszeiten betrifft oder wo Daten abzulegen sind. Dies betrifft vor allem auch den manuell aufwändigen Dokumentenerstellungsprozess. Moderne, webbasierte Sprachtechnologie-Lösungen können hier Abhilfe schaffen, weil zu jedem Zeitpunkt im Prozess Zuständigkeiten klar geregelt sind, der Status jeder Aufgabe ersichtlich ist und Workflows sogar automatisiert ablaufen können. Das vermeidet auch automatisch unnötige Fehler.

3) Die Produktivität kann leiden

Es gibt viele Gründe, warum die Produktivität von virtuellen Teams unter Druck stehen kann. Einer davon ist, dass die Abstimmung und Koordination natürlich mehr Aufwand erfordern, als wenn man Dinge mündlich „auf Zuruf“ regeln kann. Virtuelle Teams werden oft für dezidierte Projekte eingesetzt, das heißt die Projektmitglieder haben zusätzlich noch Verantwortlichkeiten aus ihrem Tagesgeschäft. Schädlich für die Produktivität wird dieser Zustand, wenn Mitarbeiter dauernd zwischen unterschiedlichen Themen hin und hergerissen werden und keine Zeit mehr für konzentriertes Arbeiten bleibt.

Tipp: Sprachtechnologie gehört ebenso zum digitalen Werkzeugkoffer virtueller Teams wie Video Conferencing oder Messaging Lösungen. Da in allen Unternehmen der Dokumentationsaufwand steigt, ist es notwendig die Abläufe für diese oftmals manuellen Tätigkeiten zu optimieren. So bleibt mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten und man verbringt weniger Zeit mit dem Tippen und Administrieren von Dokumenten.

Mehr Einblicke zu diesem Thema erhalten Sie in diesem gratis E-Book „Virtuelle Teams: Wie Sprachtechnologie dabei hilft, die Produktivität zu steigern“

English Version: Mastering Virtual Teams