Was Sprachverarbeitung mit der Digitalisierung in Behörden zu tun hat

Ein Blick auf europäische Nachbarländer zeigt es immer wieder deutlich: Um die Digitalisierung deutscher Behörden ist es nicht allzu gut bestellt. Wir hinken geradezu hinterher, wie zahlreiche Studien belegen. Digitale Sprachverarbeitung sorgt vor diesem Hintergrund für eine schnellere und bessere Digitalisierung im Behördenalltag.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen

Für die Digitalisierung deutscher Behörden wurden bereits 2013 mit dem E- Government-Gesetz geschaffen. Bundes- und Landesbehörden müssen demnach Akten elektronisch führen, digitale Bezahlmethoden schaffen u.v.m. Und das Onlinezugangsgesetz (2017 in Kraft getreten) verpflichtet sie, Verwaltungsleistungen bis 2022 auch elektronisch über Portale zur Verfügung zu stellen. 

Damit die Digitalisierung gelingt, sind zunächst technisch leistungsfähige Arbeitsplätze mit moderner Hard- und Software notwendig. Genau hier setzt der große Nutzen der Sprachverarbeitung an. Denn was bringt es, wenn man zwar mit digitalen Dokumenten und Prozessen umgeht, es aber viel zu lange dauert, bis sich das gesprochene Wort in ihnen wiederfindet? Weil es mit dem Tippen eben doch nicht so schnell geht.

Ideal für den Außendienst

Die Erfassung des gesprochenen Wortes durch Software und seine unmittelbare Verwandlung in geschriebenen Text sind dafür die Lösung. Sie funktioniert nicht nur dreimal so schnell wie die Eingabe per Tastatur, sondern ist auch ideal für alle Behördenvertreter/innen, die im Außendienst arbeiten, sei es im sozialen Bereich, bei der Polizei, beim Finanzamt oder der Forstverwaltung. Mit einem digitalen Diktiergerät ausgestattet, kann jeder von ihnen Berichte, Aktennotizen oder Protokolle noch vor Ort aufnehmen. Sie werden über die Cloud sofort an den Schreibdienst übertragen und transkribiert oder alternativ sofort per Software spracherkannt und in Text umgesetzt.

Ist die betreffende Person wieder zurück am Schreibtisch, liegt die Niederschrift bereits vor. Das hat viele Vorteile:

  1. Man spart Zeit
  2. Die Qualität der Berichte erhöht sich, weil Sachverhalte – wenn sie sofort festgehalten werden – viel präziser dokumentiert werden.
  3. Die Effizienz bei der Arbeit mit eAkten, ERP- und Collaboration-Systemen lässt sich durch digitale Sprachverarbeitung erst richtig ausschöpfen.
  4. Behördenvorgänge werden schneller bearbeitet, es wächst kein Berg unerledigter Fälle und die Verwaltung wird insgesamt bürgerfreundlicher.

Digitale Sprachverarbeitung ist übrigens auch ein wichtiger Baustein für Barrierefreiheit. Denn die (mittels EU-Richtlinie geforderte) Integration von Menschen mit Behinderungen In den öffentlichen Sektor lässt sich naturgemäß viel besser realisieren, wenn der/diejenige nicht auf die Eingabe per Maus und Tastatur angewiesen ist.

Maren Kaup
Maren Kaup

studierte Betriebswirtschaft mit Schwerpunkt Marketing und Kommunikation. Sie hat 20 Jahre Praxiserfahrung im Marketing in verschiedenen Branchen. Seit 2019 kümmert sich Maren Kaup um das Marketing für Deutschland bei Philips Dictation, die sich auf Diktier- und Spracherkennungslösungen spezialisiert haben.

Kommentar verfassen