Mit diesen 4 Tipps werden Sie zum Diktierprofi
Dies ist der zweite Teile unserer Blog Post Serie “Anleitung zum Diktieren”. Hier erfahren Sie nützliche Tipps, wie Sie vom Tippen zum Sprechen wechseln können und wie Sie Sprachtechnologie effizient einsetzen.
Der erste Teil unserer neuen Blog Post Serie konzentrierte sich auf die Frage, was denn eigentlich für Diktieren und Sprache-zu-Text spricht. Dadurch ist es uns nämlich möglich, im Alltag und im Berufsleben effizienter und produktiver zu sein. Allerdings können Sie nur dann von den Vorteilen des Diktierens und der Spracherkennung profitieren, wenn Sie die richtige Technik dafür einsetzen.
Diktieren – egal ob der Text dann manuell transkribiert oder von einer Spracherkennung erkannt wird – erfordert nämlich Übung und Technik.
Bevor Sie mit der ersten Aufnahme beginnen, werfen Sie einen Blick auf diese 4 Best Practices, die Ihnen dabei helfen, zum Diktierprofi zu werden.
Bevor Sie anfangen zu sprechen:
Bevor Sie mit dem Diktat beginnen, sollten Sie den richtigen Griff finden beziehungsweise das Diktier-Headset richtig ausrichten! Schon die richtige Haltung des Diktiergeräts kann einen großen Unterschied in der Tonqualität ausmachen. Vergewissern Sie sich, dass das Mikrofon nicht Ihre Lippen berührt und schalten Sie das Gerät aus, wenn Sie nicht sprechen, um den Akku zu schonen und unerwünschte Aufnahmen zu vermeiden.
Seien Sie ganz bei der Sache:
Diktate können zwar Zeit sparen und Ihr Leben erleichtern, erfordern aber volle Konzentration. Sie sollten Ablenkungen also vermeiden. Um beste Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie außerdem versuchen, mögliche Hintergrundgeräusche auszublenden und auf Essen, Trinken oder Kaugummikauen zu verzichten. Es ist zwar völlig natürlich, dass Sie beim Sprechen Ihre Körpersprache einsetzen, aber versuchen Sie, Ihre Hand- und Armbewegungen zu begrenzen, da zu viel Bewegung beziehungsweise ein ungleicher Abstand von Mikrofon und Mund die Qualität Ihrer Aufnahme beeinträchtigen kann. Bewegung im Raum ist natürlich möglich und sogar wünschenswert, wenn es Ihnen bei der Konzentration hilft.
Denken Sie an Ihr Publikum:
Wenn Sie Ihr Diktat oder eine Arbeitsanweisung an Schreibpersonal oder Teammitglieder schicken wollen, sollten Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie sagen möchten und wie Sie es sagen wollen. Denn nur so klappt es mit einem reibungslosen und flüssigen Text über die ganze Aufnahme hinweg. Das bedeutet auch, dass Wörter, Phrasen und Absätze klar unterschieden werden müssen und spezifische Anweisungen gegeben werden sollten. Egal ob Sie Spracherkennung oder eine menschliche Schreibkraft einsetzen wollen: eine deutliche Aussprache und sinngemäße Zusammenhänge von Anfang bis Ende sind wichtig.
“Trainieren” Sie Ihre Stimme:
Die Verwendung einer Spracherkennungssoftware kann Sprache mindestens dreimal schneller in Text umwandeln als Tippen, mit einer Genauigkeit von bis zu 99 %. Die neuesten Spracherkennungslösungen sind bereits so ausgerichtet, dass Sie ohne Antrainieren und langwierigem Üben von Beginn an eine hohe Genauigkeit erzielen. Doch auch Ihre Stimme sollte für das Diktat trainiert werden, Stichwort Deutlichkeit, Tempo und möglichst wenige Unterbrechungen durch Füllwörter (ähm, aber, …). Und nur wenn Sie diese Lösung auch regelmäßig verwenden, wird sich für Sie langfristig ein Produktivitätsgewinn einstellen.
Wie bei den meisten Aktivitäten helfen Zeit und Erfahrung, um größere Erfolge zu erzielen. Wenn Sie diese 4 Tipps üben und beherzigen, bevor Sie Ihr Diktiergerät in die Hand nehmen oder Ihr Diktierheadset aufsetzen, können Sie die Vorteile des Diktierens und der Spracherkennung noch besser nutzen.
In unserem nächsten und letzten Blog-Beitrag dieser Serie werden wir Tricks vorstellen, die Ihr Selbstvertrauen stärken und dafür sorgen, dass Sie beim Diktieren die richtige Einstellung haben. Bleiben Sie dran!