4 Tipps, um Ihre Arbeit nachhaltig zu verbessern  

Aufgrund der modernen, sich ständig verändernden Welt, steigen auch die Erwartungen an die Mitarbeiter von heute stetig. Zu der oft schon hohen Arbeitsbelastung kommt noch eine Menge an Dokumentation hinzu. Oft gibt es nur begrenzte oder gar keine Unterstützung bei der Abwicklung von administrativen Aufgaben. Egal, ob Sie in einem größeren Unternehmen, als Kleinunternehmer oder als Freelancer arbeiten, es gibt immer Möglichkeiten Arbeitsabläufe zu verbessern, Zeit zu gewinnen und effizientere Wege zu finden, um das, was dokumentiert werden muss, auf Bildschirm und Papier zu bringen. 

Oft denken wir bei der täglichen Arbeit nicht daran, wie wir effizienter werden könnten, und bleiben in veralteten Prozessen gefangen. Wir versuchen, unsere Dokumente auf die einfachste Weise zu erstellen, die wir kennen – indem wir sie selbst abtippen. Wie wäre es aber, wenn Sie eine kleine Änderung vornehmen könnten, um enorm viel Zeit zu sparen? Hier sind vier Gewohnheiten, die Sie in Ihr tägliches Arbeitsleben integrieren könnten: 

1. Stimme statt Tastatur benutzen 

Kennen Sie das Gefühl, stundenlang am Computer zu tippen, ohne eine einzige Aufgabe erledigt zu haben? Die langen E-Mails, Besprechungsprotokolle, Berichte und der andere Papierkram scheinen kein Ende zu haben? 

Sprechen ist mindestens dreimal schneller als Tippen. Sie können also produktiver sein, wenn Sie bei der Dokumentation Ihre Stimme statt der Tastatur nutzen. Wenn Sie alleine arbeiten, sollten Sie eine Lösung wählen, die eine automatische Spracherkennung unterstützt.  

Damit können Sie sprechen und den Text entweder in Echtzeit auf dem Bildschirm sehen oder mit einer Sprachaufnahme einen ersten Dokumententwurf im Nachhinein erstellen lassen. Mit den heutigen Cloud-Lösungen sind keine Installationen notwendig und Sie können sie einfach ausprobieren, bevor Sie sich auf eine bestimmte Lösung festlegen. 

2. Arbeit je nach Bedarf auch außerhalb des Büros erledigen 

Fühlen Sie sich an einem anstrengenden Tag an Ihrem Schreibtisch gefangen, weil Sie versuchen, Beruf und Privatleben zu vereinbaren? Wenn Sie sich für hybride Arbeitsweisen entscheiden, können Sie beides mühelos miteinander verbinden, ohne auf etwas verzichten zu müssen. Sie fühlen sich entmutigt, wenn Sie Ihre Kinder direkt nach einer wichtigen Besprechung von der Schule abholen müssen und gleichzeitig das Besprechungsprotokoll fertigstellen und verteilen müssen? Sprachtechnologie ermöglicht es Ihnen, im Auto ganz freihändig auf Ihrem Smartphone zu diktieren. 

Senden Sie Ihre Aufnahme an Sprache-zu-Text und erhalten Sie nach Ihrer Rückkehr bereits einen Entwurf in Ihrer Arbeitsliste. Vielleicht sind Sie beruflich viel unterwegs und haben nur wenig oder gar keine Zeit, am Schreibtisch zu arbeiten? Mit mobilen Diktierlösungen auf dem Smartphone können Sie Ihre wichtigsten Gedanken und Protokolle festhalten. 

3. Organisiert bleiben – und zwar elektronisch 

Stapeln sich die Papiere auf Ihrem Schreibtisch, ohne einen bestimmten Zweck zu erfüllen? Vermeiden Sie den Verlust von Papiernotizen, indem Sie Sprachmemos verwenden und wichtige Informationen festhalten. Alle Ihre Sprachaufnahmen, Notizen und Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert. Sie können ganz einfach entscheiden, was in Text umgewandelt werden soll, während andere Notizen einfach als Aufzeichnungen beibehalten werden können. Sie können die Arbeit mit Ihren Kollegen und Teams teilen, Aufzeichnungen, die transkribiert werden müssen, nach Prioritäten ordnen und gleichzeitig einen einfachen Überblick über alle Dokumente bekommen, die sich in Bearbeitung befinden. 

4. Schluss mit der Vorstellung, Diktieren sei altmodisch 

Diktieren wird oft zu Unrecht mit Begriffen wie umfangreicher IT-Einrichtung, mühsamer Schulung und altmodischer Arbeitsweise in Verbindung gebracht. Das stimmt jedoch überhaupt nicht. Die heutige Sprachtechnologie und Sprache-zu-Text-Lösungen bieten eine breite Palette von Möglichkeiten. Vielfältige Lösungen erlauben eine individuelle Einrichtung nach Ihren Bedürfnissen und Präferenzen. Sie können ganz unabhängig arbeiten und bei Bedarf einfach Teammitglieder ins Boot holen. Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, um sich mit den Grundlagen rund um das Thema „Diktieren“ vertraut zu machen. Sie können im Handumdrehen damit beginnen und es wird sich langfristig auszahlen, denn die meisten von uns werden immer schneller sprechen als tippen. 

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Die Experten von Philips Dictation verfügen über langjährige Erfahrung mit verschiedenen Anwendungsfällen und beraten Sie auch gerne. Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar oder senden Sie uns eine E-Mail an info.de@speech.com. 

Zsuzsanna Hegedüs
Zsuzsanna Hegedüs

Zsuzsanna Hegedüs studierte Internationale Kommunikation und Entwicklung in London und hat mehrjährige Erfahrung in Marketing mit Schwerpunkt Social Media Marketing & Kommunikation. Verantwortlich für den DACH- und internationalen Raum als Marketing Manager bei Philips Speech, dem globalen Marktführer für professionelle Sprache-zu-Text Lösungen aus Wien.

Kommentar verfassen